Tips för sessionsordförande och organisatörer / Tips for chairs and organizers

[ENGLISH BELOW]

Papers

Om papers ska presenteras vid din session, se till att kontakta samtliga författare och se till att de skickar sina papers till dig i god tid före konferensen så att du hinner läsa dem.

Se även till att övriga deltagare i din session har tillgång till alla papers.

Sessioner

Det är upp till dig att fritt konstruera din session på det sätt som passar dig bäst, dock ska alla deltagare ges lika mycket tid att presentera sina papers och gott om tid beredas för diskussion. Det här är det vanligaste sättet att genomföra en session på och de flesta deltagarna kommer att vara vana vid och förvänta sig det här formatet.

Vanligtvis presenterar varje författare sitt paper. Tiden de har till detta beror givetvis på hur många deltagare det är i session, men troligtvis 10-15 minuter. Kom ihåg att det måste finnas tid för diskussion i slutet av sessionen!

Efter presentationen så startar ordförande eller kommentatorn (om ni har en) diskussionen med en kommentar för varje enskilt paper. Efter detta är diskussionen öppen för alla. Det är bra om man kan avsätta en halvtimme eller mer till denna diskussion.

Roundtablesessioner genomförs på ett liknande sätt. Som ordförande vill du kanske inleda med en introduktion och det ska även här lämnas tillräckligt med tid för diskussioner med publiken, en halvtimme men gärna mer.

Praktiska spörsmål

Se till att du och samtliga deltagare är på plats i ert seminarierum ca 15 minuter innan sessionen startar så att ni kan kontrollera att tekniken fungerar och starta projektorn och ladda upp eventuella powerpoints om ni kommer att använda dessa. Det kommer finnas studentvärdar på plats att hjälpa till med det praktiska.

Papers

If papers are presented at your session, please contact the paper authors of your session and make sure they send their paper to you in good time before the start of the conference.

Please distribute the papers to all other participants in the session.

Sessions

You are free to structure the session as you see fit, as long as all authors get the same amount of time to present their paper and there should be plenty of time for discussion. Most participants will be used to the way most sessions are conducted. This is the most common approach to conducting a session and most participants will be used to it, unless you inform them otherwise.

Usually each participant presents his or her paper. The time allotted to each participant obviously depends on the number of papers presented in the session, but would normally be something like 10-15 minutes. Remember there must be time for discussion at the end!

As chair it is important to keep an eye on the time and ensure that everyone gets equal time to present.

Usually after the presentation the chair or a discussant (if you have one) starts the discussion with a comment in which each of the papers is discussed. After that the discussion is open to everyone. It is good to have half an hour or more for this discussion.

Roundtable sessions tend to be conducted in a similar fashion more or less the same way: the chair might want to give an introduction and enough time should be left for a discussion with the audience (half an hour, but more is good).

Practical concerns

Make sure that you and your session participants assemble in the room at least 15 min before the session starts. This is to ensure that any technological aids you need start properly and to give everyone time to upload their powerpoints if you will be using these. There will be student hosts on hand to help out with the practical aspects if needed.